مسألة إدارة الوقت أصبحت من المهارات الضرورية التي يجب على كل فرد تعلمها وإتقانها، خصوصا في ظل مهدرات الوقت الكثيرة التي تسرق منا وقتنا وتحول بيننا وبين تحقيق أهدافنا وطموحاتنا دون أن نحس بذلك.
فباتقانك لهذه المهارة، ستبذل جهدا أقل من المعتاد وستتمكن من إنجاز الكثير من المهام في وقت أقل، لتحقق في النهاية توازنك في الحياة وتحقق أهدافك وطموحاتك.
1. أهمية إدارة الوقت
قبل الشروع في التحدث عن أهمية إدارة الوقت، دعنا أولا نتعرف على أهمية الوقت نفسه.
الوقت هو الحياة، وهو أهم شيء في حياة أي إنسان، ولأهميته وعظمته فقد ذكر في مواضع عدة في القرآن الكريم وفي أحاديث رسول الله صلى الله عليه وسلم.
نذكر منها:
ماجاء في سورة العصر :”وَالْعَصْرِ*إِنَّ الْإِنْسَانَ لَفِي خُسْرٍ*إِلَّا الَّذِينَ آمَنُوا وَعَمِلُوا الصَّالِحَاتِ وَتَوَاصَوْا بِالْحَقِّ وَتَوَاصَوْا بِالصَّبْرِ” -سورة العصر-.
العصر هنا هو الدهر أي الزمن أو الوقت.
وما جاء في حديث لرسول الله صلى الله عليه وسلم حيث قال:”اغْتَنِمْ خَمْسًا قبلَ خَمْسٍ : شَبابَكَ قبلَ هِرَمِكَ ، وصِحَّتَكَ قبلَ سَقَمِكَ ، وغِناكَ قبلَ فَقْرِكَ ، وفَرَاغَكَ قبلَ شُغْلِكَ ، وحَياتَكَ قبلَ مَوْتِكَ” -صحيح الترغيب-.
وفي حديث آخر لابن عباس رضي الله عنهما أنّ رسول الله صلى الله عليه وسلم قال: ”نِعمتانِ مَغبونٌ فيهما كثيرٌ مِن النَّاسِ الصِّحَّةُ والفَراغُ”– المعجم الأوسط-.
فتضييع وقتك فيما لايفيد هو باختصار ضياع حياتك.
وعن أهمية إدارة الوقت يقول دراكر (Drucker) الكاتب الإقتصادي وصاحب أفضل الكتب والأكثرها مبيعا في العالم ”الإدارة ” يقول : “الوقت هو أهم الموارد، فإذا لم تتم إدارته فلن يتم إدارة أي شيء آخر”.
فبإدارة الوقت وتنظيمه:
- سيقل مستوى التوتر والقلق لديك
- ستحقق التوازن في جميع جوانب حياتك
- ستحس بأنك بدأت تقترب من أهدافك
- وقتك الضائع سيقل
- ستزيد إنتاجيتك بعد أن تتذوق طعم النجاح ولذة الإنجاز فتبتعد عن التأجيل والتسويف
- ستشعر بالاستقرار كما أن تقثك في نفسك ستزداد
- ستقضي وقتا أكبر في تطوير ذاتك
بعد أن تعرفنا على أهمية الوقت في ظل الكتاب والسنة، وأهمية إدارته تعالى بنا لنتعرف على أهم أسباب عدم إدارة الوقت حتى نتجنبها.
2. أسباب عدم إدارة الوقت وتنظيمه
من أهم أسباب عدم إدارة الوقت ما يلي:
- كثرة الذنوب والمعاصي وسوء العلاقة مع الله سبحانه وتعالى
- الاستسلام لمحاولات الشيطان في صرف الإنسان عن كل خير
- عدم وجود هدف أو خطة تسعى لتحقيقها
- الكسل والتسويف بسبب عدم الرغبة في الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك والشعور بعدم الرغبة في إنجاز أي عمل
- الانشغال الدائم بمهدرات الوقت
- نسيان أهمية وقيمة الوقت
حان الآن وقت تجهيزك لورقة وقلم لأن القادم مهم جدا ويحتاج منك إلى تركيز.
3-خطوات إدارة الوقت وتنظيمه
أ- استعن بالله
في حديث صحيح عن النبي صلى الله عليه وسلم أنه قال:” الْمُؤْمِنُ القَوِيُّ خَيْرٌ وَأَحَبُّ إلى اللهِ مِنَ المُؤْمِنِ الضَّعِيفِ، وفي كُلٍّ خَيْرٌ. احْرِصْ علَى ما يَنْفَعُكَ، وَاسْتَعِنْ باللَّهِ وَلَا تَعْجِزْ، وإنْ أَصَابَكَ شَيءٌ، فلا تَقُلْ: لو أَنِّي فَعَلْتُ كانَ كَذَا وَكَذَا، وَلَكِنْ قُلْ: قَدَرُ اللهِ وَما شَاءَ فَعَلَ؛ فإنَّ (لو) تَفْتَحُ عَمَلَ الشَّيْطَانِ.”– صحيح مسلم-
يوصينا النبي صلى الله عليه وسلم بقوله:” احْرِصْ علَى ما يَنْفَعُكَ، وَاسْتَعِنْ باللَّهِ وَلَا تَعْجِزْ”، الحرص على العبادات والأعمال الصالحة التي تعود على المسلم بالنفع والصلاح في الدنيا والآخرة مع الأخذ بالأسباب والإعتماد على مسبب الأسباب الذي هو الله سبحانه وتعالى، وطلب المعونة والتوفيق منه وحده.
كما ينهانا النبي صلى الله عليه وسلّم عن العَجزِ الذي هو الكسل والتثاقل.
ب-حدد هدفك
لاشك أنك سمعت بالأهداف الذكية أو ما يسمى ب SMART GOALS، وهي قاعدة تبيّن أهم المعايير التي يجب أن يتصف بها هدفك بحيث يكون:
محدد Specific
قابل للقياس Measurable
قابل للتحقيق Attainable
ذو صلة بما تفعله Relevant
مرتبط بإطار زمني Time-Bound
فحدد هدفك، وانظر هل يحقق المعايير التي ذكرناها أم لا؟
ت-راقب وقتك
راقب وقتك لمدة أسبوع وقم بتدوين كل ما تفعله منذ استيقاظك إلى غاية خلودك للنوم دوِّن المدة المستغرقة أيضا.
هذه الخطوة ستساعدك على معرفة أين يذهب وقتك بالضبط. واسأل نفسك بعد مراقبة وقتك: هل أنا راض عن الطريقة التي أمضيت بها وقتي؟ ما الذي أحتاجه للتغيير؟
نموذج 1 لمراقب الوقت جاهز للطباعة
نموذج 2 لمراقب الوقت جاهز للطباعة
ث-حدد أدوارك في الحياة
حياتك عبارة عن قصة أنت بطلها وتلعب فيها أكثر من دور.
بعد أن راقبت وقتك لمدة أسبوع، رتب أسبوعك التالي وابدأ في تحديد أدوارك التي تلعبها في قصتك وأكتب لكل دور المهام التي يجب عليك القيام بها.
هذه الخطوة ستساعدك على تحقيق التوازن في جميع جوانب حياتك المهمة مثل الصحة، العائلة، حياتك المهنية و الشخصية.
د- ضع خطتك الأسبوعية
بعد ان حددت لكل دور المهام التي عليك القيام بها، وزع مهامك على أيام الأسبوع.
ذ- خطط ليومك
في التخطيط اليومي سنحتاج إلي استعمال استراتيجية الإطار الزمني أو time boxing وهي استراتيجية تنقسم إلى ثلاث مراحل:
– Brain Dumping أو تفريغ الدماغ : هنا أكتب كل المهام التي تريد القيام بها (لا تكثر إختر 10 مهام فقط)، ولا تنسى إضافة حتى تلك التي وضعتها في مخططك الأسبوعي.
– Top Priorities أو الأولويات القصوى: حدد أهم 3 مهام.
وإن لم تكن تعرف كيف تحدد أولوياتك ننصحك باستخدام مصفوفة تحديد الأولويات أو مصفوفة إيزنهاور ستجدها في قسم “مهارات إدارة الوقت” في هذا المقال.
–Time boxing أو الإطار الزمني : قم بتقسيم المهام على شكل صناديق زمنية، بحيث كل مهمة تكون لها بداية ونهاية.
ر- استخدم تقنية بومودرو وخذ إستراحة
تقنية بومودورو Pomodoro Technique، هي إحدى طرق إدارة الوقت التي تعتمد على أن أفضل مدة للعمل بكفاءة هو 25 دقيقة، ويفصل فيما بينها فترات راحة قصيرة لا تتعدى الخمس دقائق.
إليك مخطط أسبوعي، يومي ومتتبع للعادات جاهزين للطباعة
4-مهارات إدارة الوقت
أ-قوة الإرادة
يقول دان ميلمان:” أن قوة الإرادة هي مفتاح النجاح، فالناجحون هم من يسعون جاهدين للتغلب على خوفهم أو شكّهم، أو أيّ شعورٍ باللامبالاة.”
فقوة الإرادة هي الانضباط الذاتي أو ضبط النفس، وهي القدرة على التحكم في السلوك والعواطف، والقدرة على مقاومة جميع المغريات والرغبات من أجل تحقيق الأهداف.
ب-تحديد الأولويات (مصفوفة إيزنهاور)
مصفوفة إيزنهاور أو مصفوفة إدارة الوقت هي أداة تساعد في إدارة المهام وترتيبها حسب أولويتها من خلال تقسيما إلى أربعة أقسام كالآتي:
- المهام التي يجب تنفيدها فورا (وهي المهام العاجلة و المهمة) كاجتياز امتحان، زيارة طبيب …
- المهام التي يمكن جدولتها والقيام بها لاحقا ( وهي المهام غير العاجلة و المهمة) كتعلم مهارة، ممارسة الرياضة …
- المهام التي يمكن تفويضها للغير ( وهي المهام العاجلة والغير مهمة)
- المهام التي يمكن تجاهلها ( وهي المعام الغير عاجلة والغير مهمة) كتصفح الفايسبوك، مشاهدة الأفلام…
القسم الأول يستنزف الكثير منا، وكلما أطلنا التركيز عليه كلما ظل يكبر ويكبر حتى يسيطر علينا.
فعندما نتعرض لمشكلة كبيرة تطرحنا أرضا نجد الأخرى تنتظرنا بعد ان نقف لتطرحنا هي الأخرى وهكذا.
وبعضنا لا يجد مخرجا سوى الهروب والفرار إلى أنشطة القسم الرابع أي إلى الأنشطة غير المهمة وغير العاجلة ظنا منهم أن ذلك سيخفف عليهم قسوة المشاكل.
والكثير منا لا يهتم بأنشطة القسم الثاني وذلك لأنها ليست عاجلة رغم أنها مهمة.
مع العلم أن اهتمامنا بإنجاز مهام القسم الثاني فنحن بذلك نقلل مهام القسمين الأول و الرابع.
فالقسم الثاني هو قلب الإدارة الشخصية الفعالة.
دعنا نوضح الأمر أكثر فمثلا: ممارستك للرياضة هي نشاط غير عاجل ولكن مهم، وبممارستك لها بانتظام فأنت تقلل نسبة معاناتك من الأمراض وزيارة الطبيب المفاجئة وبالتالي تقليل مهام القسم الأول.
ت- قل”لا”
”لا” كلمة من حرفين فقط سهلة في النطق، لكنها صعبة على النفس لكثير منا، وهي مهارة علينا تعلمها حتى نتقن فن إدارة الوقت.
فقل لا لكل من يريد تضييع وقتك ويقتطع منه بدون وجه حق، ولا تقلق من ردة فعلهم مع الوقت سيتفهمون أسلوبك.
ث-التفويض
إن تعلمت التفويض الفعال، فإنك ستقضي أغلب وقتك في إنجاز أنشطة المربع الثاني.
ففكر في تفويض بعض المهام لغيرك ليقوموا بها عوضا عنك.
ج-التخطيط لإدارة الوقت بفعالية
كن واقعيا في تحديد أهدافك ومهامك، وبعد أن تحدد أهدافك بكل وضوح، قم بتقسيمها إلى أهداف صغيرة وحدد المهام أو الخطوات التي عليك القيام بها لتحقيق هذا الهدف الصغير.
وقبل أن تتخذ أي خطوة إسأل نفسك: هل هذه الخطوة التي ستأخذها ستساعدك لتقترب من هدفك؟ أم ستبعدك عنه؟
ذ-ركز في المهمة و احم وقتك من اللصوص مهما كان الثمن
إن باشرت في إنجاز مهمة من مهامك فلا تتوقف حتى تنتهي منها و أبعد عنك كل المشتات وكل ما سيحول بينك وبين إنجاز مهمتك، وخذ إستراحة بعد كل 25 دقيقة.
5-نصائح تساعدك في إدارة الوقت.
- قوِّ علاقتك وصلتك بالله.
- نم مبكرا واستيقظ مبكرا وابدأ بالمهام الصعبة التي تحتاج إلى مجهود كبير وتركيز.
- استغل الأوقات الضائعة في إنجاز بعض المهام، مثلا كأوقات الانتظار إستغلها في القراءة أو في الذكر.
- حفز نفسك: شاهد من حين لآخر فيديوهات تحفيزية، أو إقرأ في سير الناجحين أو إبحث عن عبارات تحفيزية و ضعها في مكان قريب منك بحيث تراها دائما، ولا تنسى أن تجعل لك دفترا تسجل فيه إنجازاتك التي حققتها وتقدمك وأنظر إليه من حين لآخر .
- تحكم في مشاعرك: لا تجعل مشاعرك تتحكم فيك أكمل ما بدأت حتى وأنت تبكي.
- حدد يوما في الأسبوع للراحة والاستجمام.
- لا تملأ يومك بالكثير من المهام حتى لا تشعر بالإحباط من عدم إنجازك لبعض منها، وإن قدر الله وكان هناك ظرف طارئ حال بينك وبين أداء بعض مهامك فانقلها ليوم آخر.
ختاما، إذا كنت أول مرة تقرأ عن مهارة إدارة الوقت أو تجد صعوبة في ذلك، فاطمئن مع الممارسة، الاستمرارية والصبر ستجد أن الأمر أصبح سهلا و ستستطيع إدارة وقتك و تنظيمه بكل سهولة و أن الوقت أصبح عبدا لديك، وتذكر إن أتقنت مهارة تنظيم الوقت، فاختم لنفسك ختم النجاح في جميع مجالات حياتك.
الكاتبة فاطمة الزهراء الزبدي
